企業用印安全如何保障？合思·易快報推出「用章申請管理」智能解決方案

企業用章安全是企業管理工作中最重要的環節之一,需要企業具備完善的制度、清晰的流程、明確的責任人,無論哪個環節出了錯漏,都可能產生法律風險。

現階段,大多數企業的印章管理仍采用“人+制度”的傳統管理模式,企業用章的申請、使用、記錄儲存等無底可查。當員工用印申請時,聯系印章管理員線下借用,并手工錄入借用信息。歸還時也會遇到管理員催還、逾期未歸還等現象。為幫助企業科學管控用印流程,合思·易快報推出「用章申請管理」智能解決方案,協同企業搭建數字化印控平臺,實現用印全流程管理。

在合思·易快報「用章申請管理」智能解決方案加持下,通過搭建“公章臺賬+蓋章申請單管理臺賬”,匹配使用蓋章申請單,完成數字化印控平臺的全流程管理,運轉流程如下:

員工提交蓋章申請單并關聯公章,下一步上傳蓋章文件并填寫用章信息,審批通過后自動寫入一條數據至臺賬。整個過程數據實時更新,計算全部由系統完成。

功能1:公章臺賬

●可查看每個公章申請次數與申請記錄明細,明確到申請用章責任人。

●可編輯公章停啟用狀態,公章負責人、公章參與人等;保障企業公章信息安全。

●公章信息可關聯到不同業務對象,如合同、公告文件等。

功能2:蓋章申請管理臺賬

●可查看每條用章明細,包括但不限于申請原因、申請時間等;

●用章文件(如合同,申請單等)與公章智能關聯,在線查看用印文件,保障用印安全。

基于上述功能,合思·易快報「用章申請管理」智能解決方案可實現:

亮點一:用章記錄隨時可查,系統留痕可追溯。

亮點二:實時更新印章狀態:印章是否可用,存放地點等可在系統內通曬,無需線下詢問。

亮點三:印章申請&管理流程線上化,保障用印制度真正落地。

亮點四:權限共享&隔離:印章負責人、參與人可按照印章自定義,保障企業用印安全。

通過合思·易快報「用章申請管理」智能解決方案,可實現對企業用章申請及公章進行系統性的全維管理,讓企業管理有“章”可循。